Renseigner et mettre à jour son Passeport Adhérent

Le passeport adhérent doit impérativement être maintenu à jour pour pouvoir traiter sur la plateforme. Les mises à jour se font en mode brouillon par un utilisateur disposant des droits “Administrateur” ou “Délégataire passeport”, puis sont prises en compte une fois signées et certifiées par un Administrateur.

Les informations requises pour l’exécution des contrats de vente ainsi que celles requises par le règlement de marché figurent dans les volets Organisation et Documents.

Attention ! Chaque fois que vous modifiez les informations requises pour les procédures de validation des contreparties, les limites de vos contreparties sur votre organisation sont automatiquement suspendues, jusqu'à ce qu'elles aient pris connaissance des modifications. Nous recommandons en conséquence de les mettre à jour autant que possible tous en même temps, par exemple lors de la publication du dernier état financier. Seules exceptions, les attestations, dont le renouvellement à la date anniversaire n’impose pas une nouvelle revue des contreparties.

Les documents ont deux statuts possibles :

1. public : tous les adhérents y ont accès.

2. protégé : seules les membres autorisés, dans le cadre du processus de fixation des limites, peuvent y accéder. C'est une option que vous pouvez choisir pour les informations requises par le règlement de marché.

Le passeport contient également un volet Facturation, contient enfin les informations utiles pour l’émission des factures par l’Opérateur - numéro de TVA et le cas échéant numéro de bon de commande dans le champ « Référence pour facturation ». Ces champs peuvent être mises à jour directement par un utilisateur titulaire d’un droit “back office”, via la page gestion/facturation.

Le passeport contient enfin un volet Contacts, qui n'ont pas besoin d'être des utilisateurs. Leurs rôles se définissent comme suit :

1. Représentant légal : c'est le (les) signataire(s) des contrats de vente

2. Contact administratif : la (les) personne(s) à contacter si problème dans l'exécution des contrats de vente

3. Facturation : la (les) personne(s) qui recevront les factures, qu'elles viennent de l’opérateur ou de vos contreparties. Attention : si vous souhaitez que ces personnes aient accès à la facturation faite par l’Opérateur, il faudra par ailleurs leur attribuer un droit “Back Office”.